XRechnung kostenlos erstellen: Anleitung in 5 Schritten

Stand: Juli 2026 · Lesezeit: 6 Minuten · Keine Rechts- oder Steuerberatung

Ihr Kunde verlangt eine XRechnung — und die erste Recherche endet bei Buchhaltungsprogrammen für 20 € im Monat? Das muss nicht sein. Eine gültige XRechnung können Sie komplett kostenlos erstellen: direkt im Browser, ohne Anmeldung, ohne Installation. Dieser Beitrag zeigt Schritt für Schritt, welche Angaben Sie brauchen, wie die XML-Datei entsteht, wie Sie sie prüfen und was nach dem Versand zu beachten ist.

Kurz erklärt: Was eine XRechnung ist

Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931 — eine reine XML-Datei, die Maschinen fehlerfrei lesen können. Sie ist kein PDF und sieht auch nicht aus wie eine klassische Rechnung: Öffnet man sie im Texteditor, sieht man strukturierte Datenfelder statt eines Briefkopfs. Genau das ist der Sinn: Die Buchhaltungssoftware Ihres Kunden liest Betrag, Steuersatz und Bankverbindung automatisch ein — nichts wird mehr abgetippt.

Neben der XRechnung erfüllt auch ZUGFeRD ab Profil EN 16931 die gesetzlichen Anforderungen (ein PDF mit eingebettetem XML). Behörden verlangen in der Regel ausdrücklich die XRechnung, im B2B-Geschäft sind beide Formate zulässig. Warum das Ganze überhaupt Pflicht wird, lesen Sie im Überblick zur E-Rechnungspflicht 2027/2028.

Diese Angaben brauchen Sie — die Pflichtfelder

Die XRechnung verlangt alles, was auch § 14 UStG für normale Rechnungen vorschreibt — plus einige deutsche Zusatzregeln (die sogenannten BR-DE-Regeln). Legen Sie sich diese Daten bereit, dann ist das Ausfüllen in fünf Minuten erledigt:

• Ihre Firmendaten: Name, vollständige Anschrift und — das wird oft vergessen — ein Ansprechpartner mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Diese Kontaktangaben sind bei der XRechnung Pflicht (Regel BR-DE-2), nicht Kür.
• Ihre Steuernummer oder USt-IdNr.: Eine von beiden muss enthalten sein.
• Daten des Kunden: Name und Anschrift des Rechnungsempfängers.
• Käuferreferenz: Das Pflichtfeld BT-10 (Regel BR-DE-15). Bei Behörden gehört hier die Leitweg-ID hinein — die bekommen Sie vom Auftraggeber. Bei Geschäftskunden reicht z. B. die Bestell- oder Kundennummer.
• Rechnungsdaten: Rechnungsnummer (fortlaufend, einmalig), Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingungen.
• Positionen: Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis netto und Umsatzsteuersatz je Position (19 %, 7 % oder steuerfrei).
• Ihre Bankverbindung: IBAN für die Überweisung — Zahlungsangaben sind ebenfalls eine deutsche Pflichtregel (BR-DE-1).

Schritt für Schritt: XRechnung in 5 Minuten

1. Generator öffnen: Rufen Sie den kostenlosen FakturKlar-Generator auf. Keine Anmeldung, keine Installation — alles läuft in Ihrem Browser, Ihre Daten werden nirgendwohin übertragen.
2. Formular ausfüllen: Absender, Empfänger, Käuferreferenz, Positionen und IBAN eintragen. Die Beträge (netto, Umsatzsteuer, brutto) rechnet der Generator live mit.
3. Automatische Prüfung: Beim Klick auf „Rechnung erzeugen & prüfen" läuft die erzeugte Rechnung sofort durch die eingebaute Schnellprüfung — dieselben Regeln, an denen fremde Rechnungen im Validator gemessen werden. Erst wenn keine Fehler gefunden werden, wird der Download freigegeben.
4. XML herunterladen: Sie erhalten eine Datei wie XRechnung_RE-2026-001.xml. Diese XML-Datei ist die Rechnung — das steuerliche Original.
5. Versenden und archivieren: Datei als E-Mail-Anhang an den Kunden senden (bei Behörden: über das jeweilige Portal einreichen) und das XML 8 Jahre unverändert aufbewahren. Für Ihre Unterlagen können Sie zusätzlich die Druckansicht als PDF speichern — ersetzt aber nicht das XML.

So sieht die fertige XRechnung aus — und so lesen Sie sie

Nicht erschrecken: Wenn Sie die heruntergeladene Datei doppelklicken, öffnet sich je nach Rechner ein Browser oder Editor voller spitzer Klammern. Das ist richtig so — die XRechnung ist für Maschinen gemacht, nicht fürs Auge. Zum Kontrollieren brauchen Sie trotzdem kein Zusatzprogramm: Ziehen Sie die Datei einfach in den FakturKlar-Validator. Er zeigt Ihnen alle Rechnungsdaten als übersichtliche Ansicht an — Absender, Empfänger, Positionen, Summen — und bietet eine Druckansicht im klassischen A4-Rechnungslayout, die Sie als PDF für die eigene Ablage speichern können. Wichtig fürs Verständnis: Das PDF ist nur eine Ansicht. Das steuerliche Original ist und bleibt die XML-Datei.

Nach dem Versand: Zahlung, Korrektur, Archiv

Mit dem Versand ist die Arbeit fast erledigt — drei Dinge sollten Sie noch wissen:

• Fehler entdeckt? Nicht einfach neu schicken. Eine bereits zugestellte Rechnung wird nicht stillschweigend ausgetauscht, sondern förmlich korrigiert: Stornieren Sie die alte Rechnung (Korrekturrechnung mit negativen Beträgen oder Stornovermerk) und stellen Sie eine neue mit neuer Rechnungsnummer aus. Rechnungsnummern werden nie doppelt vergeben.
• Archivieren heißt: die XML-Datei aufheben. Acht Jahre, unverändert und maschinell lesbar (GoBD). Ein Papierausdruck oder das PDF der Druckansicht genügt nicht. Praktikabel für kleine Betriebe: ein fester Ordner „Ausgangsrechnungen" je Jahr, der in der Datensicherung liegt.
• Zahlungseingang im Blick behalten: Die strukturierten Zahlungsdaten (IBAN, Fälligkeit) sorgen erfahrungsgemäß für schnellere Überweisungen — Konzerne und Behörden bezahlen maschinenlesbare Rechnungen oft automatisiert. Bleibt die Zahlung dennoch aus, mahnen Sie wie gewohnt; die E-Rechnung ändert am Verzugsrecht nichts.

Welche kostenlosen Wege gibt es sonst — und wo sind die Haken?

Ein ehrlicher Vergleich der Möglichkeiten, ohne Geld auszugeben:

Für wen reicht der kostenlose Weg dauerhaft? Wer eine Handvoll Rechnungen im Monat schreibt, kommt mit dem Browser-Generator vollständig aus — inklusive lokaler Vorlagen-Funktion, mit der Sie Ihre Absender- und Kundendaten als Datei speichern und beim nächsten Mal wieder laden. Erst wenn Sie viele Rechnungen, offene-Posten-Verwaltung oder automatisches Mahnwesen brauchen, lohnt sich der Blick auf eine Buchhaltungslösung. Bis dahin gilt: Kein Abo abschließen für ein Problem, das ein kostenloses Werkzeug löst.

Die häufigsten Stolperfallen

• Käuferreferenz vergessen — der Klassiker. Ohne BT-10 weisen Behörden und viele Konzerne die Rechnung automatisch zurück.
• Kontaktdaten unvollständig: Ansprechpartner, Telefon und E-Mail müssen enthalten sein (BR-DE-2).
• Summen passen nicht zusammen: Positionssummen, Steuerbeträge und Bruttobetrag müssen rechnerisch exakt aufgehen — Rundungsfehler aus Excel-Vorlagen sind eine häufige Fehlerquelle.
• Falsches Format geliefert: Ein PDF „als E-Rechnung" zu schicken erfüllt die Pflicht nicht. Mehr dazu in den 7 häufigsten Fehlern in E-Rechnungen.

Sonderfall Behörde: die Leitweg-ID Schritt für Schritt

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber sind der häufigste Anlass, zum ersten Mal eine XRechnung zu erstellen. Der Ablauf: (1) Leitweg-ID beim Auftraggeber erfragen — sie steht meist schon in der Bestellung oder im Auftragsschreiben und sieht etwa so aus: 04011000-1234512345-06. (2) Die Leitweg-ID exakt in das Feld Käuferreferenz übernehmen — Tippfehler sind hier der häufigste Ablehnungsgrund. (3) Die fertige XML-Datei über das Portal des Auftraggebers einreichen: Beim Bund sind das die ZRE bzw. OZG-RE, die Bundesländer betreiben eigene Portale oder akzeptieren E-Mail-Einreichung. Welcher Weg gilt, steht in den Auftragsunterlagen. Nach der Einreichung erhalten Sie eine Eingangsbestätigung — heben Sie diese zusammen mit der Rechnung auf.

Häufige Fragen

Kann ich eine XRechnung wirklich kostenlos erstellen?

Ja. Mit dem FakturKlar-Generator erstellen Sie eine gültige XRechnung 3.0 direkt im Browser — ohne Anmeldung, ohne Installation, ohne Kosten. Ihre Daten verlassen dabei nie Ihren Rechner.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Ein einfaches PDF ist kein strukturierter Datensatz nach EN 16931 und damit keine E-Rechnung. Zulässig sind XRechnung (XML) oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931.

Wie verschicke ich eine XRechnung an meinen Kunden?

Im B2B-Geschäft genügt die XML-Datei als E-Mail-Anhang. Behörden nutzen Einreichungsportale (beim Bund: ZRE oder OZG-RE) und verlangen die Leitweg-ID als Käuferreferenz.

Was ist die Käuferreferenz und warum ist sie Pflicht?

Ein XRechnungs-Pflichtfeld (BT-10, Regel BR-DE-15). Bei Behörden gehört dort die Leitweg-ID hinein, bei Geschäftskunden z. B. die Bestell- oder Kundennummer.

Wie kann ich prüfen, ob meine XRechnung gültig ist?

Ziehen Sie die Datei in den kostenlosen FakturKlar-Validator: Er prüft Pflichtfelder, BR-DE-Regeln und die rechnerische Richtigkeit der Summen — direkt im Browser.