E-Rechnungspflicht 2027/2028: Was Unternehmen jetzt tun müssen

Stand: Juli 2026 · Lesezeit: 5 Minuten · Keine Rechts- oder Steuerberatung

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die verpflichtende E-Rechnung im B2B-Geschäft eingeführt (§ 14 UStG). Die Umstellung läuft in Stufen — und die nächste Stufe ist die entscheidende: Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz im Geschäft mit anderen Unternehmen keine Papier- oder einfachen PDF-Rechnungen mehr ausstellen. Ein Jahr später gilt das für alle.

Die Termine im Überblick

Datum	Was gilt
1. 1. 2025	Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Diese Pflicht gilt bereits — unabhängig von Größe und Umsatz.
bis 31. 12. 2026	Übergangsfrist: Alle dürfen weiterhin Papier oder PDF ausstellen (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers).
1. 1. 2027	Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
1. 1. 2028	Ausstellungspflicht für alle Unternehmen. Auch das EDI-Übergangsverfahren endet.

Was zählt als E-Rechnung — und was nicht?

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland heißt das in der Praxis: XRechnung oder ZUGFeRD (ab Profil EN 16931). Ausdrücklich keine E-Rechnung sind: Papierrechnungen, einfache PDFs, Word-Dokumente, eingescannte Rechnungen und Bilddateien.

Wichtige Ausnahmen

Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind nicht betroffen — besonders relevant für Handwerksbetriebe.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen — aber empfangen können. Details hier.
Bestimmte steuerfreie Umsätze (§ 4 Nr. 8–29 UStG, z. B. viele Vermietungen, Heilbehandlungen) sind ausgenommen.

Häufiger Irrtum: „Ich bin klein, mich betrifft das erst 2028." Die Empfangspflicht gilt seit 2025 für jeden — auch für den Ein-Personen-Betrieb. Wenn Ihr Lieferant Ihnen eine XRechnung schickt, müssen Sie sie verarbeiten und archivieren können.

Checkliste: In einer Stunde vorbereitet

Betroffenheit klären: Stellen Sie B2B-Rechnungen aus? Lag Ihr Umsatz 2026 über 800.000 €? Dann gilt die Ausstellungspflicht ab 1. 1. 2027 — sonst ab 2028.
Empfangsweg festlegen: Ein dediziertes E-Mail-Postfach (z. B. rechnung@…) genügt. So richten Sie den Empfang korrekt ein.
Software prüfen: Kann Ihr Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen? Fragen Sie den Anbieter nach dem Zeitplan. Für den Start geht es auch ohne Kauf: XRechnung kostenlos im Browser erstellen.
Archivierung regeln: Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss 8 Jahre unverändert aufbewahrt werden (GoBD-konform, nicht nur als Ausdruck).
Testen: Prüfen Sie erhaltene und selbst erzeugte E-Rechnungen — z. B. mit unserem kostenlosen Validator.

Ausführlicher zum Abhaken und Ausdrucken: die komplette 18-Punkte-Checkliste zur E-Rechnungspflicht.

Was passiert bei Verstößen?

Wer ab dem Stichtag keine ordnungsgemäße E-Rechnung ausstellt, hat keine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts ausgestellt. Die praktische Folge trifft zuerst Ihren Kunden: Sein Vorsteuerabzug ist gefährdet, er wird die Rechnung zurückweisen und eine korrekte E-Rechnung verlangen — Ihr Geld kommt später. Zusätzlich drohen Bußgelder.

Ist Ihre E-Rechnung gültig? Prüfen Sie XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien kostenlos und ohne Anmeldung — die Prüfung läuft komplett in Ihrem Browser.

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