Die 7 häufigsten Fehler in E-Rechnungen — und wie Sie sie finden

Stand: Juli 2026 · Lesezeit: 5 Minuten · Keine Rechts- oder Steuerberatung

Eine E-Rechnung, die formale Fehler enthält, wird vom Empfänger zurückgewiesen — im besten Fall mit freundlicher Bitte um Korrektur, im schlechtesten Fall erst Wochen später beim Zahlungslauf. Jede Zurückweisung kostet Sie Zeit und verzögert Ihr Geld. Das sind die sieben Fehler, die uns in der Praxis am häufigsten begegnen.

1. Ein PDF ist keine E-Rechnung

Der Klassiker: Die „E-Rechnung" ist ein gewöhnliches PDF aus Word oder dem Rechnungsprogramm. Ohne eingebettete XML-Daten ist das keine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG — ab 2027/2028 ist eine solche Rechnung im B2B-Geschäft nicht mehr zulässig. Prüfen lässt sich das in Sekunden: Unser Validator meldet, ob ein PDF wirklich Rechnungsdaten enthält.

2. Falsches ZUGFeRD-Profil (MINIMUM / BASIC WL)

Manche Softwareprodukte erzeugen standardmäßig das Profil MINIMUM — es enthält nur Eckdaten wie Bruttobetrag und Verkäufer. MINIMUM und BASIC WL erfüllen die E-Rechnungspflicht nicht. Sie brauchen mindestens BASIC, besser EN 16931 (COMFORT). Details im Beitrag XRechnung vs. ZUGFeRD.

3. Fehlende Käuferreferenz (Leitweg-ID)

Die XRechnung verlangt zwingend eine Käuferreferenz (BT-10). Bei Behörden ist das die Leitweg-ID — fehlt sie oder ist sie falsch, weist das Rechnungsportal die Rechnung automatisch ab. Bei Geschäftskunden gehört hier meist die Bestell- oder Kundennummer hinein.

4. Summen, die nicht aufgehen

Die Norm definiert strenge Rechenregeln: Die Summe der Positionen muss der ausgewiesenen Positionssumme entsprechen, Netto plus Steuer muss den Bruttobetrag ergeben. Rundungsfehler, nachträglich geänderte Positionen oder Rabatte, die nur im Anzeigeteil auftauchen, lassen die XML-Summen auseinanderlaufen — für Prüfsoftware ein sofortiger Ablehnungsgrund.

5. Fehlende Kontaktdaten des Verkäufers

Die deutschen XRechnungs-Regeln (BR-DE) verlangen einen Ansprechpartner mit Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie eine vollständige Anschrift mit PLZ, Ort und Ländercode. Was auf einer Papierrechnung niemandem auffiele, ist im XML ein harter Fehler.

6. Fehlende Zahlungsangaben

Ebenfalls eine deutsche Sonderregel: Die XRechnung muss Zahlungsangaben enthalten — üblicherweise die Überweisung mit IBAN. Ohne sie ist die Rechnung formal unvollständig und Ihr Kunde kann ohnehin nicht automatisch bezahlen.

7. Widersprüche zwischen PDF-Ansicht und XML-Daten

Bei ZUGFeRD-Rechnungen zählt im Zweifel der strukturierte XML-Teil. Wenn das gestaltete PDF „1.190,00 €" zeigt, die XML aber 1.150,00 € enthält (etwa nach einer manuellen Korrektur nur im Layout), verbucht die Software des Empfängers den XML-Betrag — Streit ist programmiert. Kontrollieren Sie nach Änderungen immer beide Ebenen.

So finden Sie diese Fehler in 30 Sekunden

Alle sieben Punkte lassen sich automatisch prüfen. Unser kostenloser Validator erkennt Format und Profil, prüft die Pflichtangaben nach EN 16931 samt deutscher Sonderregeln und rechnet die Summen nach — direkt im Browser, ohne dass Ihre Rechnung hochgeladen wird. Als Aussteller prüfen Sie vor dem Versand, als Empfänger vor dem Verbuchen (warum sich das lohnt).