Checkliste: Bereit für die E-Rechnungspflicht 2027/2028

Stand: Juli 2026 · 18 Schritte · Keine Rechts- oder Steuerberatung

Diese Checkliste führt Ihr Unternehmen in 18 Schritten durch alles, was bis zur E-Rechnungspflicht zu erledigen ist — vom Empfang (Pflicht seit 2025) über das Ausstellen bis zur Archivierung. Haken Sie direkt im Browser ab (Ihr Fortschritt wird nur lokal auf Ihrem Gerät gespeichert) oder drucken Sie die Liste als PDF für die Ablage oder das Team.

Teil A — Betroffenheit klären

Kundenstruktur bestimmen: Wie viele Rechnungen gehen an Unternehmen und Behörden (betroffen), wie viele an Privatkunden (nicht betroffen)? Eigenen Stichtag notieren: Vorjahresumsatz über 800.000 € → Ausstellungspflicht ab 1. 1. 2027, sonst ab 1. 1. 2028. Kleinunternehmer-Status prüfen: Nach § 19 UStG keine Ausstellungspflicht — aber die Empfangspflicht gilt trotzdem.

Teil B — Empfang einrichten Pflicht seit 2025

Rechnungspostfach festlegen (z. B. rechnung@ihre-firma.de) und Lieferanten mitteilen. Anzeige-Werkzeug bestimmen: XML-Rechnungen lesbar machen — z. B. kostenlos mit dem FakturKlar-Validator (läuft im Browser, Daten bleiben lokal). Ablage einrichten: fester Ordner für eingehende E-Rechnungen, eingebunden in die Datensicherung. Praxistest: eine echte eingegangene E-Rechnung öffnen und prüfen — so geht der Empfang richtig.

Teil C — Ausstellen vorbereiten

Werkzeug wählen: Kann die vorhandene Software XRechnung/ZUGFeRD? Für den Start ohne Kosten: XRechnung kostenlos im Browser erstellen. Pflicht-Kontaktdaten sammeln: Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse — ohne sie ist eine XRechnung ungültig (BR-DE-2). USt-IdNr. oder Steuernummer bereitlegen (eine von beiden muss in jede E-Rechnung). Käuferreferenzen klären: Bestell- oder Kundennummer je Geschäftskunde; bei Behörden die Leitweg-ID erfragen. Testrechnung erstellen und validieren: mit dem Generator eine Übungsrechnung erzeugen — die automatische Prüfung zeigt, welche Angaben noch fehlen.

Teil D — Archivierung regeln (GoBD)

8 Jahre Aufbewahrung der XML-Originale organisieren — ein Papierausdruck oder PDF genügt nicht. Unveränderbarkeit sicherstellen: Original-Dateien nie nachbearbeiten oder umbenennen; Backup einrichten. Zweitablage definieren: Ausdrucke und Ansichts-PDFs sind nur Arbeitskopien — das steuerliche Original bleibt die XML-Datei.

Teil E — Sonderfälle prüfen

Reverse Charge (§ 13b UStG): relevant z. B. für Bau-Subunternehmer — Details für Handwerksbetriebe. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € identifizieren — sie sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Steuerberater abstimmen: In welcher Form möchte die Kanzlei die E-Rechnungen erhalten? Viele lesen XML direkt ein — das spart Buchungskosten.

Die Termine zum Einprägen

Datum	Pflicht
1. 1. 2025	Empfang für alle Unternehmen (gilt bereits)
1. 1. 2027	Ausstellung ab 800.000 € Vorjahresumsatz
1. 1. 2028	Ausstellung für alle regelbesteuerten Unternehmen

Alle Hintergründe: E-Rechnungspflicht 2027/2028 im Detail.

Schritt C5 direkt erledigen: Erstellen Sie jetzt Ihre Testrechnung — kostenlos, ohne Anmeldung, mit automatischer Prüfung vor dem Download.

Zum kostenlosen Generator →

Kostenlose Checkliste von FakturKlar — fakturklar.de · Prüfen und Erstellen von E-Rechnungen direkt im Browser. Keine Rechts- oder Steuerberatung.